Kongresová a konferenční činnost
Poskytujeme služby PCO (Professional Congress Organizer)
Pro tuzemské i mezinárodní akce. Zajistíme Vaše akce typu:
- Kongresy a konference
- Semináře
- Školení
Jsme připraveni zajistit celou Vaši akci tzv. na klíč, ale ochotně Vám poskytneme i podporu a poradenství pro Váš stávající konferenční tým, a to do míry, kterou si sami určíte.
U konferencí a kongresů je našim dlouhodobým cílem vytvořit si s klientem trvalý vztah založený na dobré znalosti jeho specifik, potřeb a požadavků a především pak na vzájemné důvěře.
Zajistíme proto Vaši jednorázovou akci stejně tak jako opakující se konference a odborná setkání.
Zajistíme organizační servis v průběhu příprav
i v místě konání akce:
- Vytvoření harmonogramu akce, jeho optimalizace, sledování všech termínů a průběžné informování organizačního a odborného týmu i účastníků o blížících se termínech a s nimi spojených aktivitách
- Výběr místa konání, ubytovacích kapacit, jejich obhlídka, smluvní zabezpečení
- Marketingové zajištění akce, www stránky, propagace akce doma i v zahraničí
- Grafický návrh, příprava a výroba propagačních a kongresových materiálů (logo, letáky, sborníky, programy, seznamy účastníků, bannery, plakáty, atd. – včetně grafického návrhu)
- Spolupráce při vyhledávání a oslovování potenciálních účastníků, standardizovaná komunikace s účastníky, v případě potřeby individuální řešení jejich požadavků
- On-line systém registrace účastníků a veškerých relevantních činností
- Hromadné oslovování a informování o důležitých termínech a skutečnostech
- Spolupráce s klientem při vyhledávání a oslovování sponzorů, komunikace se sponzory, smluvní zabezpečení sponzoringu
- Vyhledávání a oslovování vystavovatelů, zajištění a organizace výstavních ploch a výstavních stánků, smluvní zajištění výstavek
- Personální obsazení akce v její přípravní fázi i v termínu konání
Poskytneme podporu pro odborný tým:
- Spolupráce při navržení struktury a členění vědeckého programu
- Obsahová i formální tvorba programu od počátečního rozvrhu až po finalizaci k datu konání akce, s průběžnou aktualizací programu na webových stránkách konference
- On-line přijímání odborných příspěvků (abstrakt, plných textů, copyrigtů, apod.)
- Oponentní řízení odborným týmem v rámci on-line registračního systému,
- Poradenství pro odborný tým klienta v rámci registračního systému v sekci oponování odborných příspěvků
- Editace příspěvků a jejich příprava pro další publikování a tisk (včetně grafických a formálních úprav)
- Vyhotovení sborníků - v tištěné i elektronické podobě (CD-ROM, USB, atd.) včetně grafického zpracování a formálních úprav
V rámci technického servisu zajistíme:
- Veškerou výpočetní, projekční a audiovizuální techniku pro přípravné fáze i v místě konání akce
- Webové stránky - od počátečního návrhu grafického designu akce (včetně návrhu loga, zajištění domény a hostingu), přes realizaci a nepřetržitou aktualizaci stránek dle harmonogramu akce
- Zpracování a vedení veškerých potřebných databází
- Zabezpečení dat a databází
- On-line registrace a systémová komunikace s účastníky prostřednictvím registračního systému, který je součástí webových stránek akce
- Bezpečnostní služba v místě konání akce
- Fotodokumentace / videodokumentace dle požadavků klienta
Zajistíme gastronomický servis:
- V místě konání akce (coffee breaky, obědy, atd.)
- U doprovodných společenských akcí (slavnostní večeře, rauty, atd.)
- U VIP a jiných setkání (občerstvení, coffee breaky, atd.)
- Při přípravných a pracovních schůzkách organizačních týmů
Zajistíme doprovodný společenský program:
- Zahajovací a závěrečné ceremoniály (včetně kulturního programu)
- Koncerty a divadelní představení (včetně zajištění organizace přepravy v termínech konání)
- Výlety – za přírodními i kulturními pozoruhodnostmi (včetně zajištění dopravy, programu a stravování)
- Odborné exkurze – dle požadavků klienta, do klientem vybraných destinací
- Bankety, rauty, společenské večeře (dle požadavků klienta, v souladu se současnými trendy)
Zajistíme:
- Ubytování v místě konání akce (nejlépe přímo v areálu konání akce, resp. v blízkých lokalitách s ohledem na optimální dostupnost místa konání)
- Alternativní možnosti ubytování (s ohledem na různé kvalitativní i finanční požadavky účastníků)
- Doprava na akci a zpátky v rámci ČR (s ohledem na termíny příjezdů a odjezdů účastníků a jejich maximální komfort)
- Doprava na kulturní akce a výlety
Zajistíme:
- Veškeré smluvní vztahy v místě konání akce – kongresové prostory (včetně IT a AV techniky, personálu, apod.), ubytovací prostory, atd.
- Smluvní zabezpečení pro gastronomický servis v místě konání i při doprovodných společenských akcích
- Všechny smluvní vztahy se sponzory a vystavovateli
- Smlouvy pro transport účastníků
Zajistíme:
- Vedení účetnictví akce dle platných legislativních předpisů
- Daňové a finanční poradenství pro otázky vzniklé v souvislosti s pořádáním akce
- Platby účastníků on-line i prostřednictvím bankovních převodů
Postaráme se o Vaší konferenci či setkání ve všech aspektech:
© CONCREA, s.r.o. 2013, všechna práva vyhrazena.
0.0014 sec